Akt Notarialny – Fundament Pewności Prawnej w Polsce
W polskim systemie prawnym akt notarialny jest dokumentem o szczególnym znaczeniu, stanowiącym gwarancję formalności, pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego. To oficjalne, urzędowe potwierdzenie dokonania określonej czynności prawnej, sporządzone przez notariusza – funkcjonariusza publicznego, którego zadaniem jest czuwanie nad zgodnością dokumentu z obowiązującym prawem oraz wolą stron. Wiele kluczowych dla życia gospodarczego i prywatnego transakcji, bez zachowania formy aktu notarialnego, byłoby po prostu nieważnych. Stąd tak ważne jest zrozumienie, akt co to znaczy i jaką rolę odgrywa w kontekście praw obywateli i podmiotów gospodarczych.
Definiując akt notarialny, mówimy o dokumencie sporządzonym przez notariusza, w którym zawarte są oświadczenia woli stron uczestniczących w czynności prawnej. Jego celem jest nadanie tym oświadczeniom szczególnej mocy dowodowej i wykonawczej. Obecność notariusza jest kluczowa, ponieważ to on, jako bezstronny i zaufania publicznego funkcjonariusz, weryfikuje tożsamość stron, ich zdolność do czynności prawnych, a także dba o to, by treść aktu była zgodna z prawem i rzeczywistymi intencjami uczestników. W ten sposób akt notarialny minimalizuje ryzyko przyszłych sporów, nieporozumień czy kwestionowania ważności transakcji, tworząc stabilny grunt dla dalszych działań prawnych.
Znaczenie aktu notarialnego wykracza poza sam fakt potwierdzenia oświadczeń woli. Akt ten jest bowiem dowodem „urzędowym”, a jego treść korzysta z domniemania prawdziwości. Oznacza to, że fakty w nim stwierdzone uważa się za prawdziwe, dopóki nie zostanie udowodnione inaczej. Ta szczególna moc dowodowa jest niezwykle cenna w sądzie czy w kontaktach z urzędami. Ponadto, w wielu przypadkach, dopiero zachowanie formy aktu notarialnego nadaje czynności prawnej ważność – bez niego, choćby strony miały najlepsze intencje, transakcja byłaby nieważna z mocy prawa, czyli nie wywołałaby zamierzonych skutków prawnych.
Niezastąpiona Rola Notariusza w Procesie Sporządzania Aktu
Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, pełni fundamentalną rolę w procesie sporządzania aktu notarialnego. Jego funkcja wykracza daleko poza samo „spisanie” dokumentu; jest on gwarantem praworządności, bezstronności i profesjonalizmu. Obowiązki i uprawnienia notariusza są ściśle określone przepisami Prawa o notariacie, co podkreśla odpowiedzialność spoczywającą na tym zawodzie.
Obowiązki i Uprawnienia Notariusza
Podstawowym obowiązkiem notariusza jest czuwanie nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność prawna może wywoływać skutki prawne. Oznacza to, że notariusz nie może być jedynie biernym świadkiem, lecz aktywnym uczestnikiem procesu, który wyjaśnia stronom znaczenie i skutki prawne zamierzonej czynności, a także poucza o ryzykach. Do jego kluczowych zadań należą:
- Weryfikacja tożsamości stron: Notariusz ma obowiązek upewnić się co do tożsamości osób biorących udział w czynności (np. na podstawie dowodu osobistego, paszportu), a także ich zdolności do czynności prawnych (np. pełnoletność, brak ubezwłasnowolnienia).
- Ocena zgodności z prawem: Notariusz musi sprawdzić, czy treść aktu notarialnego jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Jeśli czynność sprzeciwia się prawu, notariusz ma obowiązek odmówić jej dokonania, chroniąc tym samym strony przed konsekwencjami prawnymi nieważnej transakcji.
- Formułowanie treści: Notariusz redaguje treść aktu notarialnego w sposób jasny, precyzyjny i jednoznaczny, uwzględniając rzeczywistą wolę stron i wszystkie niezbędne elementy wymagane przez prawo.
- Pouczenie stron: Przed podpisaniem aktu, notariusz odczytuje go stronom, a także wyjaśnia wszelkie wątpliwości oraz informuje o skutkach prawnych, opłatach i podatkach związanych z czynnością. Jest to moment na zadawanie pytań i upewnienie się, że wszyscy uczestnicy w pełni rozumieją konsekwencje swoich oświadczeń.
- Pobór opłat i podatków: Notariusz, jako płatnik, pobiera od stron należne podatki (np. podatek od czynności cywilnoprawnych – PCC, podatek od spadków i darowizn) oraz opłaty sądowe (np. za wpis do księgi wieczystej) i przekazuje je do właściwych urzędów, co znacznie upraszcza formalności dla obywateli.
- Złożenie wniosku do księgi wieczystej: W przypadku transakcji dotyczących nieruchomości, notariusz ma obowiązek złożyć wniosek do sądu wieczystoksięgowego o dokonanie odpowiednich wpisów w księdze wieczystej (np. o zmianę właściciela, wpis hipoteki).
- Archiwizacja dokumentu: Oryginał aktu notarialnego jest przechowywany w kancelarii notarialnej przez 10 lat, a następnie przekazywany do archiwum państwowego, co zapewnia jego bezpieczeństwo i dostępność przez wiele dziesięcioleci.
Przygotowanie i Odczytanie Aktu Notarialnego
Proces sporządzania aktu notarialnego rozpoczyna się zazwyczaj od konsultacji z notariuszem, podczas której strony przedstawiają swoje intencje i cel czynności prawnej. Na tym etapie notariusz zbiera niezbędne informacje i dokumenty, które posłużą do przygotowania projektu aktu. Precyzyjne ustalenie wszystkich szczegółów jest kluczowe, aby akt wiernie odzwierciedlał wolę stron i spełniał wymogi prawne.
Po skompletowaniu dokumentacji i ustaleniu wszystkich warunków, notariusz (lub aplikant notarialny pod jego nadzorem) przygotowuje tekst aktu. Jest to zadanie wymagające nie tylko znajomości prawa, ale także umiejętności jasnego i zwięzłego formułowania skomplikowanych treści prawnych. Tekst musi być zrozumiały dla stron, a jednocześnie precyzyjny pod kątem prawnym.
Kluczowym momentem jest odczytanie aktu notarialnego. Odbywa się ono w obecności wszystkich stron, a także świadków, jeśli są wymagani (np. w przypadku niektórych testamentów). Notariusz odczytuje cały dokument na głos, dbając o to, aby strony mogły śledzić treść i w pełni ją zrozumieć. To nie jest formalność, lecz istotny etap, podczas którego notariusz wyjaśnia wszelkie niejasności, odpowiada na pytania i upewnia się, że oświadczenia stron są składane świadomie i dobrowolnie. Dopiero po potwierdzeniu przez strony, że treść aktu jest zgodna z ich wolą i została przez nich zrozumiana, dochodzi do jego podpisania. Ta procedura gwarantuje, że żadna ze stron nie może później twierdzić, że nie wiedziała, co podpisuje, co stanowi silną ochronę prawną dla wszystkich uczestników transakcji.
Czynności Prawne Wymagające Formy Aktu Notarialnego – Przykłady i Uzasadnienie
W polskim porządku prawnym istnieje szereg czynności, dla których forma aktu notarialnego jest bezwzględnie wymagana pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeśli dana czynność nie zostanie sporządzona w tej konkretnej formie, nie wywoła ona zamierzonych skutków prawnych. Wymóg ten ma na celu zapewnienie maksymalnej pewności obrotu prawnego, ochronę stron transakcji oraz ułatwienie kontroli publicznej nad najważniejszymi procesami.
Umowy Zobowiązujące do Przeniesienia Własności Nieruchomości
Najbardziej znanym przykładem czynności prawnej wymagającej aktu notarialnego są wszelkie umowy dotyczące przeniesienia własności nieruchomości. Obejmuje to szeroki zakres transakcji:
- Umowa sprzedaży nieruchomości: Niezależnie od tego, czy chodzi o dom, mieszkanie, działkę budowlaną, grunt rolny czy lokal użytkowy, każda umowa sprzedaży musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Jest to wymóg art. 158 Kodeksu cywilnego. Akt notarialny pełni tu podwójną rolę: zarówno zobowiązującą (strony zobowiązują się do sprzedaży/kupna), jak i rozporządzającą (przeniesienie własności następuje w momencie zawarcia aktu).
- Umowa darowizny nieruchomości: Podobnie jak sprzedaż, darowizna nieruchomości również musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. Ma to na celu ochronę darczyńcy przed pochopnymi decyzjami oraz zapewnienie obdarowanemu pewności co do nabycia prawa.
- Umowa zamiany nieruchomości: Wymiana nieruchomości, czyli wzajemne przeniesienie własności między stronami, także wymaga formy aktu notarialnego.
- Umowy o dożywocie: Jest to umowa, w której w zamian za przeniesienie własności nieruchomości nabywca zobowiązuje się zapewnić zbywcy dożywotnie utrzymanie. Również wymaga formy aktu notarialnego.
- Ustanowienie odrębnej własności lokalu: Chociaż technicznie dotyczy to budynku, a nie gruntu, ustanowienie odrębnej własności mieszkania lub lokalu użytkowego (np. w nowo powstającym bloku) również odbywa się w formie aktu notarialnego.
Uzasadnieniem dla tego wymogu jest wartość i trwałość nieruchomości. Prawo własności nieruchomości jest jednym z najistotniejszych praw majątkowych, a jego przeniesienie musi być transparentne, jednoznaczne i w pełni udokumentowane, także dla celów wpisu do ksiąg wieczystych, które mają charakter jawny i stanowią podstawę bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami.
Zakładanie Spółek i Inne Czynności Prawne
Poza nieruchomościami, akt notarialny jest niezbędny również dla wielu innych, kluczowych czynności prawnych, zwłaszcza w obrocie gospodarczym:
- Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.): Zawarcie umowy spółki z o.o. musi nastąpić w formie aktu notarialnego. Jest to podstawa prawna funkcjonowania tego typu podmiotu, określająca wspólników, kapitał zakładowy, zasady działania i cel spółki.
- Statut spółki akcyjnej (S.A.): Spółka akcyjna, ze względu na swój kapitałowy charakter i często dużą liczbę akcjonariuszy, wymaga formy aktu notarialnego dla swojego statutu.
- Czynności związane ze spółkami: Także niektóre zmiany w umowach/statutach spółek (np. podwyższenie kapitału zakładowego, zmiana wspólników) oraz protokoły ze zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń akcjonariuszy w określonych sytuacjach (np. rozwiązanie spółki) wymagają formy aktu notarialnego.
- Pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej wymagającej formy aktu notarialnego: Jeśli chcemy upoważnić kogoś do działania w naszym imieniu w zakresie czynności, która sama wymaga aktu notarialnego (np. sprzedaży nieruchomości), pełnomocnictwo to również musi być sporządzone w formie aktu notarialnego.
- Testament notarialny: Choć istnieją inne formy testamentu, testament sporządzony w formie aktu notarialnego jest uznawany za najbezpieczniejszy i najtrudniejszy do podważenia.
- Umowa majątkowa małżeńska (intercyza): Jeśli małżonkowie chcą uregulować swoje stosunki majątkowe inaczej niż przewiduje to ustawowa wspólność majątkowa (np. ustanowić rozdzielność majątkową), muszą to zrobić w formie aktu notarialnego.
- Ustanowienie hipoteki: Oświadczenie o ustanowieniu hipoteki na nieruchomości dla zabezpieczenia wierzytelności banku czy innej instytucji również musi być zawarte w akcie notarialnym.
Wymóg formy aktu notarialnego dla tych czynności podyktowany jest ich doniosłością prawną i ekonomiczną. Zapewnia to nie tylko klarowność i poprawność prawną, ale także publiczny dostęp do informacji (np. poprzez rejestry handlowe, księgi wieczyste), co jest kluczowe dla bezpieczeństwa w obrocie gospodarczym i ochronie praw osób trzecich.
Anatomia Aktu Notarialnego – Co Musi Zawierać Dokument?
Aby akt notarialny był ważny i wywoływał skutki prawne, musi spełniać określone wymogi formalne i zawierać obligatoryjne elementy, szczegółowo wymienione w Prawie o notariacie. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować nieważnością aktu. Zrozumienie, akt co to musi zawierać, jest kluczowe dla wszystkich stron transakcji.
Elementy Obowiązkowe Aktu Notarialnego
Zgodnie z art. 92 Prawa o notariacie, akt notarialny powinien zawierać:
- Dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby godzina i minuta rozpoczęcia i podpisania aktu: Precyzyjne określenie daty i czasu jest fundamentalne dla ustalenia momentu, w którym czynność prawna została dokonana, co ma znaczenie np. w kontekście upływu terminów czy kolejności zdarzeń prawnych.
- Miejsce sporządzenia aktu: Wskazuje lokalizację kancelarii notarialnej, w której akt został sporządzony, co jest istotne dla ustalenia właściwości terytorialnej notariusza.
- Imię i nazwisko notariusza oraz siedzibę jego kancelarii: Identyfikacja notariusza gwarantuje możliwość weryfikacji jego uprawnień oraz odpowiedzialności.
- Imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu tych podmiotów, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu: Pełna identyfikacja wszystkich uczestników i ich reprezentantów jest kluczowa dla określenia podmiotów, których dotyczą oświadczenia woli.
- Oświadczenia stron: Stanowią sedno aktu notarialnego. To w nich strony wyrażają swoją wolę dotyczącą dokonania czynności prawnej (np. „sprzedaję”, „kupuję”, „daruję”). Muszą być sformułowane jasno, precyzyjnie i jednoznacznie, by nie budziły wątpliwości interpretacyjnych.
- Stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i okoliczności, które strony uznały za istotne dla danej czynności prawnej: Notariusz może, na życzenie stron, zamieścić w akcie dodatkowe informacje, które nie są bezpośrednio oświadczeniami woli, ale mają znaczenie dla kontekstu lub przyszłych roszczeń (np. oświadczenie o braku zaległości w opłatach, oświadczenie o stanie technicznym nieruchomości).
- Stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany: Ten zapis potwierdza, że wszystkie formalności związane z odczytaniem i akceptacją treści aktu zostały spełnione, co jest kluczowe dla jego ważności.
- Podpisy osób biorących udział w akcie, świadków (jeżeli byli obecni) oraz notariusza: Podpisy stanowią fizyczne potwierdzenie zgody na treść aktu. Notariusz składa swój podpis po wszystkich uczestnikach, a także opatruje akt pieczęcią urzędową.
- Dokumenty tożsamości: Dowody osobiste lub paszporty wszystkich osób fizycznych biorących udział w czynności oraz, w przypadku osób prawnych, aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz pełnomocnictwa, jeśli działają przez pełnomocników.
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP/PESEL): Niezbędny do celów podatkowych.
- Dokumenty świadczące o prawie do nieruchomości:
- Odpis z księgi wieczystej: Uzyskiwany z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych, zawiera informacje o właścicielu, obciążeniach (np. hipotece, służebnościach), prawach i roszczeniach. Stanowi podstawowy dowód własności.
- Podstawa nabycia nieruchomości: Poprzedni akt notarialny (umowa sprzedaży, darowizny, zamiany), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza – dokumenty te potwierdzają, w jaki sposób zbywca stał się właścicielem nieruchomości.
- Zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego: Wydaje je urząd gminy lub miasta; informuje, czy nieruchomość znajduje się na terenie objętym planem i jakie jest jej przeznaczenie (np. budowlane, rolne). W przypadku braku planu, wymagana jest decyzja o warunkach zabudowy (WZiZT) lub zaświadczenie o jej braku.
- Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej: Dostarcza szczegółowych danych o nieruchomości, jej położeniu, powierzchni i sposobie użytkowania.
- Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkiem od nieruchomości: Wydawane przez urząd gminy, potwierdza, że na nieruchomości nie ciążą zaległości podatkowe.
- Zaświadczenie ze spółdzielni/wspólnoty mieszkaniowej: W przypadku mieszkań spółdzielczych lub należących do wspólnoty, zawiera informacje o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych, a także o przysługującym prawie do lokalu.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych: Ważne dla uniknięcia problemów z wydaniem nieruchomości po sprzedaży.
- Inne dokumenty: Mogą być wymagane w zależności od specyfiki transakcji, np. zgoda małżonka, zgoda sądu opiekuńczego, świadectwo charakterystyki energetycznej.
Informacje o Stronach i Ich Oświadczenia
Szczegółowość danych identyfikacyjnych stron jest niezwykle ważna. W przypadku osób fizycznych, oprócz imienia i nazwiska, notariusz odnotowuje imiona rodziców, co pozwala na jednoznaczną identyfikację, szczególnie w przypadku częstych imion i nazwisk. Adres zamieszkania jest istotny dla celów korespondencji i jurysdykcji. W przypadku osób prawnych, podaje się pełną nazwę, formę prawną, siedzibę, numer KRS oraz dane osób uprawnionych do ich reprezentacji (np. członków zarządu).
Oświadczenia stron są sercem aktu notarialnego. To w nich wyraża się istotę czynności prawnej. Przykładem może być oświadczenie sprzedawcy, że „sprzedaje nieruchomość” oraz kupującego, że „nabywa nieruchomość”. W akcie muszą być również precyzyjnie określone „przedmiot” czynności prawnej (np. dokładny opis nieruchomości z numerami działek, powierzchnią, numerem księgi wieczystej) oraz „warunki” (np. cena, termin zapłaty, termin wydania nieruchomości). Notariusz dba o to, by wszystkie te elementy były jasno i jednoznacznie sformułowane, eliminując ryzyko błędów czy późniejszych sporów interpretacyjnych.
Podpisy i Parafowanie Dokumentu
Podpisy są ostatecznym potwierdzeniem woli i akceptacji treści aktu. Każda strona, a także ewentualni świadkowie, składają swój własnoręczny podpis pod treścią aktu. Notariusz podpisuje akt jako ostatni i opatruje go pieczęcią urzędową. Podpis notariusza oraz pieczęć nadają dokumentowi charakter urzędowy i publiczny. Dodatkowo, praktyką jest parafowanie każdej strony aktu przez wszystkie osoby biorące udział w czynności. Nie jest to wymóg bezwzględny pod rygorem nieważności, ale wzmacnia pewność, że żadna ze stron nie może później twierdzić, że treść aktu została zmieniona po jego przeczytaniu, a przed podpisaniem. Numerowanie stron aktu notarialnego również służy tej samej funkcji – zabezpieczeniu integralności dokumentu.
Kompleksowy Proces – Od Zgromadzenia Dokumentów po Archiwizację Aktu Notarialnego Nieruchomości
Sporządzenie aktu notarialnego, zwłaszcza gdy dotyczy nieruchomości, jest procesem wieloetapowym, który wymaga starannego przygotowania i koordynacji. Każdy krok ma kluczowe znaczenie dla ważności i bezpieczeństwa transakcji. Zrozumienie tego procesu pomaga stronom w efektywnym przygotowaniu się do wizyty u notariusza.
Przygotowanie do Sporządzenia Aktu Notarialnego
Pierwszym i często najbardziej czasochłonnym etapem jest zgromadzenie wymaganej dokumentacji. Lista dokumentów może się różnić w zależności od rodzaju czynności prawnej i przedmiotu transakcji. W przypadku nieruchomości, do najważniejszych należą:
Kompletność i aktualność tej dokumentacji jest absolutnie kluczowa. Braki mogą spowodować odroczenie terminu sporządzenia aktu, a nawet uniemożliwić transakcję. Warto skonsultować się z notariuszem z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uzyskać precyzyjną listę wymaganych dokumentów i mieć czas na ich zebranie.
Podpisanie i Archiwizacja Aktu Notarialnego
Gdy wszystkie dokumenty są zgromadzone, a projekt aktu gotowy, strony spotykają się w kancelarii notarialnej. Po szczegółowym odczytaniu aktu przez notariusza i wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości, następuje moment podpisania dokumentu. Każda strona, a także świadkowie (jeśli są wymagani), muszą złożyć swój własnoręczny podpis w obecności notariusza.
Po złożeniu wszystkich podpisów, notariusz umieszcza swój podpis oraz pieczęć urzędową. Od tego momentu akt notarialny jest formalnie sporządzony i wywołuje skutki prawne. Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej. Jest on przechowywany w specjalnie zabezpieczonych warunkach jako część repertorium notarialnego. Notariusz jest zobowiązany do prowadzenia repertorium A, w którym ewidencjonuje wszystkie sporządzone akty notarialne. Archiwizacja oryginału zapewnia jego bezpieczeństwo, trwałość i dostępność przez wiele lat, co jest niezwykle ważne w perspektywie ewentualnych przyszłych sporów prawnych, czy konieczności odtworzenia dokumentacji.
Strony transakcji nie otrzymują oryginału, lecz wypisy aktu notarialnego, które, choć są kopiami, posiadają taką samą moc prawną jak oryginał.
Akt Notarialny a Prawo Własności – Rozgraniczenie i Konsekwencje
Powszechnie panuje przekonanie, że akt notarialny jest „aktem własności”. Choć jest to stwierdzenie bliskie prawdy, wymaga ono doprecyzowania. Akt notarialny, choć fundamentalny, nie jest tożsamy z samym prawem własności ani nie stanowi automatycznie „tytułu własności” w sensie jego publicznego potwierdzenia. To, akt co to znaczy dla właściciela, jest bardziej złożone.
Rola Aktu Notarialnego w Przenoszeniu Własności
Akt notarialny jest kluczowym, a często jedynym, dokumentem będącym podstawą do przeniesienia prawa własności. W przypadku nieruchomości, zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Co więcej, w polskim prawie przyjęto zasadę, że umowa przenosząca własność nieruchomości ma charakter zobowiązująco-rozporządzający. Oznacza to, że z chwilą zawarcia aktu notarialnego, własność nieruchomości przechodzi na nabywcę, chyba że co innego wynika z przepisów prawa lub z woli stron (np. zastrzeżenie warunku).
Zatem akt notarialny jest dokumentem, który „stwarza” prawo własności dla nabywcy (lub inne prawo rzeczowe), ale nie jest sam w sobie publicznym potwierdzeniem tego prawa w każdym aspekcie. Jest to raczej „tytuł prawny” do własności, czyli dokument stanowiący podstawę do jej nabycia. Pełne i publiczne potwierdzenie prawa własności następuje poprzez wpis do księgi wieczystej.
Akt Notarialny a Księgi Wieczyste
System ksiąg wieczystych odgrywa fundamentalną rolę w bezpieczeństwie obrotu nieruchomościami w Polsce. Księgi wieczyste są publicznymi rejestrami prowadzonymi przez sądy rejonowe, których celem jest ujawnienie stanu prawnego nieruchomości. Zgodnie z zasadą jawności formalnej, każdy może zapoznać się z treścią księgi wieczystej, a jej wpisy korzystają z domniemania zgodności ze stanem prawnym. To właśnie wpis do księgi wieczystej, a nie sam akt notarialny, jest publicznym potwierdzeniem, kto jest właścicielem danej nieruchomości.
Akt notarialny, który przenosi własność nieruchomości, stanowi podstawę do dokonania wpisu (lub zmiany wpisu) w dziale II księgi wieczystej. Wpis ten ma charakter konstytutywny w przypadku niektórych praw (np. hipoteki), a w przypadku własności zazwyczaj deklaratoryjny (potwierdzający, że własność przeszła z chwilą aktu). Jednakże dla pełnej ochrony praw nabywcy oraz możliwości rozporządzania nieruchomością, dokonanie wpisu w księdze wieczystej jest kluczowe. To wpis w księdze wieczystej chroni nabywcę na zasadzie rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 5 Ustawy o księgach wieczystych i hipotece), co oznacza, że w razie niezgodności między stanem prawnym ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym, rozstrzyga wpis na korzyść osoby, która przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi wieczystej nabyła własność.
Dlatego też notariusz, po sporządzeniu aktu notarialnego dotyczącego nieruchomości, ma obowiązek złożyć do sądu wieczystoksięgowego wniosek o dokonanie odpowiednich wpisów w księdze wieczystej. Proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od obciążenia sądu. W tym czasie, choć nabywca jest już właścicielem z mocy aktu notarial